Emails, Telefon, Nachrichten. Und dazwischen Programmieren.

Emails, Telefon, Nachrichten. Und dazwischen Programmieren.

Rückrufformular. Und warum es dieses jetzt gibt.

Für einen Telefontermin bitte das unten stehende Formular ausfüllen. Ich melde mich so schnell es geht bezüglich einer Terminbestätigung.
  • bitte die zu besprechenden Punkte erwähnen, damit wir ein gut strukturiertes Gespräch führen können.
  • Datumsformat:TT Punkt MM Punkt JJJJ
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Die letzten Monate

Viele Situationen und darauffolgende Diskussionen der letzten Zeit hatten den selben Hintergrund. Erreichbarkeit, Zeitpläne, Übersicht.

Manchmal verliere ich selbst den Überblick über den Berg an Arbeit, der ansteht, und mir kommt vor, dass nichts davon erledigt wird – und die ToDo List immer länger.

Das Ganze hat sich zu einem Teufelskreis entwickelt. Je mehr Arbeit zu tun ist, desto mehr Unterbrechungen von der Arbeit gibt es durch Telefonate und Mailverkehr. Je mehr Ablenkung es gibt, desto langsamer wird Arbeit erledigt.

Daraus resultierte eine große Belastung – auch nach der Arbeitszeit, immer mit dem Gedanken im Kopf, was noch alles zu tun, und was noch nicht erledigt ist. Zum Glück gabs dazwischen immer Fußball – 2 Stunden nur an eine Sache denken.

Die viele Arbeit ist nicht das Problem. Viel mehr möchte ich eigentlich guten Service bieten, aber dennoch nicht aus meinem Plan geworfen werden. Wenn bei jedem Telefonklingeln das Handy Gefahr läuft, durch das Büro zu fliegen, läuft etwas falsch.

Um mich selbst zu verbessern, und wieder zufrieden mit meinen Arbeitstätigkeiten zu sein, wollte ich wissen, wie viel Zeit ich für meine Kommunikation verwende, und ob das wirklich der Grund ist, warum ich das Gefühl habe, nicht wirklich so schnell zu arbeiten, wie ich mir das Vorstelle.

Mein heutiges Experiment

Ohne Daten keine Analyse.

Aus diesem Grund habe ich heute ein Experiment durchgeführt, nachdem ich gestern meine Inbox komplett gesäubert habe. Heute habe ich jede Konversation sofort bearbeitet und beantwortet, und mitgezählt. Die Stricherlliste ist seeehr lang geworden. Meine Kommunikationszusammenfassung:

  • 74 Emails, davon 28 gesendete. Nicht inkludiert sind Testmails und sonstige Massenmails, die sofort in den Müll wandern.
  • 14 Telefongespräche, davon 5x an-/zurückgerufen
  • 5 SMS erhalten, davon 2 TAC-SMS
  • 9 Whatsappnachrichten, davon 4 geschrieben

Das ist eine riesen Menge, und dabei gibt es zwei erschreckende Rechnungen.

Wenn 102 Kommunikationselemente auf 8 Stunden Arbeit aufgeteilt werden, bedeutet das eine Ablenkung alle 4,7 Minuten.

Die Zeit, die dafür benötigt wird, habe ich wie folgt berechnet:

  • 2 Minuten pro Email. Geschrieben dauert es länger, zum lesen weniger. Ist mit meiner Zeitmessung fast genau im Einklang
  • 4 Minuten pro Telefonat. Das habe ich heute mitnotiert.
  • Pro SMS und Whatsapp 0,1 Minute.

Zusammengerechnet ergibt das 205,4 Minuten Kommunikationszeit. Das sind 3,4 Stunden.

Beide Statistiken miteinander verbunden ergeben einen Zeitplan von 2 Minuten kommunizieren gefolgt von 2,7 Minuten arbeiten.

Vielleicht hätte ich Skype auch noch einschalten sollen.

Die Lösung – wie schon zuvor.

Um meine Arbeiten und meinen Kopf klar geregelt zu bekommen, werde ich die selbe Lösung anstreben, die ich schon vor einigen Monaten durchgeführt habe.

Zwei Mal pro Tag (11:00 und 17:00) werde ich eine Emailzeit einrichten. Der Zeitaufwand wird dadurch zwar nicht geringer, aber die Ablenkungen minimiert.

Meine Inbox wird leer gehalten, bis auf die Emails, die noch Bearbeitung benötigen.

Telefonate werde ich auf Telefontermin ansetzen.

Die ständige Erreichbarkeit wird durch diese Maßnahmen zurückgehen. In diesem Zuge aber auch die Zeit, die ich für meine Arbeit benötige, wobei sich die Qualität steigert.

Ich hoffe weiterhin auf eine gute Zusammenarbeit, und dass ich durch meine Kommunikationsstruktur unser Arbeit noch weiter vereinfachen und verbessern lässt 🙂

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