Quick and Clean – für die Produktivität

Quick and Clean – für die Produktivität

Das Internet ist ein wundervoller Ort. Den es nicht gibt. Aus diesem Grund lassen sich hier richtig gute Sachen machen, aber genauso lässt sich hier unglaublich viel Zeit verschwenden.

Gerade als Freelancer sollte man sein Onlinedasein ein wenig ordnen, um nicht in die absolute Prokastinationsfalle zu tappen.

rescuetime

Meine Schritte dazu waren recht einfach durchzuführen (klar, mit der Maus klicken kann ja jeder), manche haben allerdings einiges an Überwindung gekostet. Ja, ich rede hier vom

Löschen des Facebookaccounts

Es geht das Gerücht um, dass dies eigentlich nicht möglich ist, und dass man den Account nur deaktivieren kann. Das stimmt nicht, denn tief tief tief tief in der Hilfe versteckt findet man folgenden Link:
https://www.facebook.com/help/contact.php?show_form=delete_account
Danach dar man sich 14 Tage nicht einloggen, und der Account ist gelöscht. Doch Vorsicht! Bitte auch alle Facebookconnect Anwendungen auf anderen Websites nicht benutzen, jede Interaktion mit Facebook annuliert das Löschen.
Der zweite Punkt, der ein bisschen Arbeit über längere Zeit erfordert, ist das

Aufräumen des Emailpostfachs

Ich hasse es, wenn ich mich bei Gmail einlogge, und 10000 Mails sehe. Mein Posteingang ist dazu da, die wichtigen Informationen, die ich zur Zeit zum Arbeite brauche, und die mich an Aufgaben erinnern, darzustellen. Im besten Fall ist er natürlich leer, aber ab und zu muss schon noch ein Email oder zwei vorhanden sein.

Ich empfehle wirklich allen Leuten, Gmail zu benutzen. Warum?

  • Von überall Zugriff auf ALLE Emails
  • derzeit 7,5 Gigabyte Speicherplatz
  • kann auch zur Datensicherung verwendet werden (ich habe das während meiner Diplomarbeit gemacht)
  • blitzschnelles Durchsuchen der Emails
  • Synchronisation mit eurem Androidhandy
  • Immer wieder neue, Innovative Funktionen
  • Viele Basisfunktionen, die für einen aufgeräumten Posteingang wichtig sind: Filter, Labels, Super Spam Filter

Nun geht es an die Arbeit:

  1. Bestelle alle Newsletter ab. Die werden sowieso NIE gelesen. Also zumindest nicht von mir. Es gibt überall einen Link zur Abbestellung (meistens am Ende des Newsletters). Falls das nicht möglich ist, filtern wir alle Nachrichten dieses Absenders und schicken sie direkt in den Mülleimer. Damit sind schon mal 50% weniger Emails im Posteingang.
  2. Erstelle Labels für wichtige Nachrichten. Ich habe für jeden meiner Kunden ein eigenes Label, das direkt vor dem Betreff in der Übersicht angezeigt wird – alles das, was nicht direkt kundenbezogen ist, kann ich mir nach den Kundenmails anschauen.
  3. Benutze die Archivieren Funktion. Das ist wirklich ein wichtiger Schritt! Nachdem ein Email abgearbeitet ist, schicken ich es vom Posteingang in den „Alle Nachrichten“ Ordner. Dadurch bleibt die Nachricht erhalten, sie stört mich aber nicht in der Übersichtlichkeit des Posteingangs.
  4. Das Postfach max. 4x am Tag checken. Wenn jemand etwas wirklich wichtiges braucht, kann er mich anrufen. Ansonsten verliere ich viel zu viel Zeit weil ich immer wieder durch neue Aufgaben abgelenkt bin, und meine Zeiteinteilung wird vollkommen nutzlos.
  5. Emails sofort abarbeiten. Sobald ich anfange, eine Email nicht direkt zu erledigen, sammeln sich schnell viele an. So wie beim Zimmeraufräumen.
  6. Auch mit Nein antworten. Das war einer der wichtigsten Punkte. Wenn ich eine Nachricht erhalten habe, in der ich die Antwort nicht gewusst, oder nicht sofort gewusst habe, wollte ich immer so nett sein, und eine Lösung suchen. Ich habe mir jetzt angewöhnt, höflich aber bestimmt zu sagen, dass ich mich auf diesem Gebiet nicht auskenne, dass mich das nicht interessiert, oder ähnliches. Niemand ist deswegen böse – und ich bin nicht dazu da, um Informationen für andere Leute zu googlen.
  7. Aktivieren der Senden und Archivieren Funktion. Diese ist wirklich super – ein Email, auf das geantwortet und das dadurch erledigt wurde, hat nichts mehr im Posteingang verloren. Senden und Archivieren erledigt das: Antwort raus, Konversation archiviert, zurück zum Posteingang. Mit einem Klick.
  8. Einplanen von größeren Aufgaben. Normalerweise kommen per Email kleine Anfragen. Sollte aber doch einmal ein Projekt damit starten, sollte nicht mehr der Posteingang zum Managen dieses Projekts genutzt werden.

Durch die Einhaltung dieser Schritte hat man in kürzester Zeit einen gut sortierten und aufgeräumten Posteingang. Und glaubt mir – es ist ein super Gefühl, am Abend nach der Arbeit einfach KEIN Email zu sehen 🙂
Dieses super Gefühl wird bei mir noch verstärkt – wenn ich am Ende des Tages mein

Zeitmanagement und Tracking

kontrolliere. Ich verwende hierfür www.rescuetime.com. Das ist ein kleines Programm, das auf dem Computer im Hintergrund läuft, und Informationen sammelt, auf welchem Fenster man sich gerade befindet.

Diese Informationen werden dann ausgewertet, und man kann seine Produktivitätssumme betrachten. Viele Websites und Aktivitäten am Computer sind bereits kategorisiert und so mit einem Produktivitätsindex gekennzeichnet, den man nach belieben ändern kann (Facebook zum Beispiel hat -2, das sollte man auch nicht nach oben drehen, wobei Photoshop eine positive Score hat). Das ist ja an und für sich noch nichts neues, man weiß ja selbst ungefähr, wie viel man an einem Tag getan hat. Wenn dann aber dasteht, dass man in den Top10% der User ist, macht das Spaß.

Rescuetime hat noch viele weitere Vorteile. Auf meinem Notepad++ trackt es mit, welches File ich gerade bearbeite. Im Dashboard kann ich dann eingeben, dass alle Dateien und Browserfenster, die „fischi“ beinhalten, meinem persönlichen Projekt zuzuordnen sind. Dadurch habe ich eine genaue Auflistung, wieviel ich für welchen Kunden gearbeitet habe. Ohne irgendeinen Aufwand.

Das kleine Programm öffnet sich auch, wenn ich 5 Minuten nicht aktiv war – und ich kann eine Pause mitloggen, ein Telefongespräch, sonstige Arbeit, oder diese Zeit einfach nicht aufzeichnen.

Ein weiteres cooles Feature ist der „Get Focused“ Modus. Alle Websites mit einem negativen Produktivitätsindex werden dann für die von mir bestimmte Zeit gesperrt. Keine Soupeinträge, kein News lesen etc 🙂

Und keine Sorge – man kann das Programm natürlich ganz einfach deaktivieren, oder bestimmte Domains blacklisten, damit die nicht mitgetrackt werden. RescueTime soll ja der Arbeit dienen, alle anderen Aktivitäten muss es nicht unbedingt wissen.

Das sind die drei größten Schritte, die ich gemacht habe. Und die wirklich wirken.

Zwei Leidenschaften habe ich mir noch nicht abgewöhnt – und möchte ich auch nicht. Meine Soup macht richtig Spaß. Mir und euch. Und ich schaue mir auf Footytube gerne die Zusammenfassungen der Fußballspiele an. Ein wenig Ablenkung und Freizeit schadet dann ja auch nicht 🙂

So long – an die Arbeit!